مدیریت تعاملات (Sales Follow-up)
مدیریت تعاملات
بخش مدیریت تعاملات برای مدیریت و پیگیری ارتباط با مخاطبان و سرنخ‌های فروش طراحی شده است. در این بخش می‌توانید مخاطبان را در مراحل مختلف فرایند فروش قرار دهید، فعالیت‌های انجام‌شده را ثبت و پیگیری کنید و عملکرد اعضای تیم را مشاهده کنید.
این بخش شامل سه قسمت اصلی است:
- فرایند فروش و تعاملات
- لیست مخاطبین و سرنخ‌ها
- فعالیت‌های تیم
فرایند فروش و تعاملات
در این قسمت، مخاطبان بر اساس وضعیت و مرحله‌ای که در فرایند فروش قرار دارند، در قالب یک کانبان فروش نمایش داده می‌شوند.
به‌صورت پیش‌فرض، مخاطبان در شش مرحله دسته‌بندی می‌شوند:
- مخاطبان جدید
- لید
- در حال پیگیری
- واجد شرایط
- تبدیل‌شده
- بایگانی‌شده
با جابه‌جایی مخاطب بین این مراحل، می‌توانید وضعیت هر فرصت فروش را در طول فرایند پیگیری کنید.
ایجاد فرصت فروش جدید
برای اضافه‌کردن یک مخاطب به فرایند فروش، گزینه «فرصت فروش جدید» را انتخاب کنید.
در این مرحله می‌توانید:
- یکی از مشتریان موجود را انتخاب کنید؛
- یا در صورت جدید بودن مخاطب، اطلاعات او را ثبت کنید.
پس از ثبت، مخاطب به کانبان فروش اضافه می‌شود و می‌توانید فرایند پیگیری او را آغاز کنید.
اطلاعات مخاطب و پیگیری
با انتخاب هر مخاطب، فرم اطلاعات او نمایش داده می‌شود. این فرم شامل اطلاعات مختلفی است که برای مدیریت و پیگیری فرصت فروش استفاده می‌شوند.
اطلاعات مخاطب
در این بخش اطلاعات اصلی مخاطب مانند موارد زیر نمایش داده می‌شود:
- نام و نام خانوادگی
- شماره تماس
- صنف
- منبع جذب
- شناسه مخاطب
اطلاعات پیگیری
در بخش اطلاعات پیگیری می‌توانید مسئول پیگیری و وضعیت فعلی مخاطب را مشخص کنید.
با تعیین مسئول پیگیری، مشخص می‌شود هر فرصت فروش توسط کدام یک از اعضای تیم دنبال می‌شود.
برچسب‌ها
با استفاده از برچسب‌ها می‌توانید اطلاعات تکمیلی یا ویژگی‌های مهم هر مخاطب را مشخص کنید.
برای مثال، می‌توانید برچسب‌هایی مانند «مشتری محلی»، «مشتری VIP»، «تخفیف‌پسند» یا «خرید عمده» ایجاد کنید تا مخاطبان را بر اساس ویژگی‌ها و شرایط مختلف دسته‌بندی و شناسایی کنید.
ثبت و مدیریت تعاملات
در بخش خلاصه تعاملات می‌توانید وضعیت ارتباطات انجام‌شده با مخاطب را مشاهده و مدیریت کنید.
در این بخش اطلاعاتی مانند:
- تعداد تعاملات
- تاریخ آخرین تماس
- یادداشت‌های ثبت‌شده
نمایش داده می‌شود.
ثبت یادداشت و یادآوری
برای ثبت اطلاعات مربوط به پیگیری‌های انجام‌شده، می‌توانید یک یادداشت جدید ثبت کنید.
یادداشت‌ها علاوه بر ثبت توضیحات، امکان تعیین زمان یادآوری نیز دارند. با استفاده از این قابلیت می‌توانید زمان تماس یا پیگیری بعدی را مشخص کنید.
برای کمک به پیگیری به‌موقع، وضعیت یادآوری‌ها با تغییر رنگ مشخص می‌شود:
- وقتی کمتر از ۲۴ ساعت تا زمان یادآوری باقی مانده باشد، وضعیت به رنگ نارنجی نمایش داده می‌شود.
- وقتی کمتر از ۲ ساعت باقی مانده باشد، وضعیت به رنگ قرمز نمایش داده می‌شود.
تمام تعاملات و یادداشت‌های ثبت‌شده در پایین فرم، در بخش تاریخچه تعاملات قابل مشاهده هستند. به این ترتیب، سابقه ارتباط با هر مخاطب در یک محل ثبت و نگهداری می‌شود.
بایگانی‌کردن فرصت فروش
اگر دیگر نیازی به ادامه پیگیری یک فرصت فروش ندارید، می‌توانید آن را بایگانی کنید.
برای این کار، در پایین فرم مخاطب گزینه «بایگانی» را انتخاب کنید. سپس:
- دلیل بایگانی را مشخص کنید.
- در صورت نیاز، توضیحات تکمیلی را وارد کنید.
- فرصت فروش را بایگانی کنید.
پس از بایگانی، این فرصت از فرایند فعال فروش خارج می‌شود و سابقه آن همچنان قابل مشاهده خواهد بود.
لیست مخاطبین و سرنخ‌ها
در بخش لیست مخاطبین و سرنخ‌ها، تمام مخاطبان و فرصت‌های فروش به‌صورت یک لیست نمایش داده می‌شوند.
این بخش برای زمانی مناسب است که بخواهید اطلاعات مخاطبان را به‌صورت یکجا مشاهده و بررسی کنید.
اطلاعاتی مانند موارد زیر در ستون‌های لیست نمایش داده می‌شوند:
- وضعیت مخاطب
- صنف
- مسئول پیگیری
- و سایر اطلاعات مرتبط
در نتیجه، به‌جای بررسی تک‌تک کارت‌های کانبان، می‌توانید اطلاعات مخاطبان را در قالب یک لیست مشاهده و بررسی کنید.
فعالیت‌های تیم
بخش فعالیت‌های تیم برای مشاهده فعالیت‌های انجام‌شده توسط اعضای تیم استفاده می‌شود.
هر زمان فعالیتی مانند تغییر وضعیت، ثبت یادداشت یا سایر اقدامات مرتبط با مخاطبان انجام شود، اطلاعات آن در این بخش ثبت می‌شود.
با استفاده از این قسمت می‌توانید بررسی کنید:
- چه فعالیتی انجام شده است؛
- چه کسی آن را انجام داده است؛
- و فعالیت در چه زمانی انجام شده است.
این بخش دید کاملی از فعالیت‌های تیم و روند پیگیری مخاطبان در اختیار شما قرار می‌دهد.
تنظیمات مدیریت تعاملات
برای شخصی‌سازی فرایند فروش و مدیریت اطلاعات مورد استفاده در آن، بخش تنظیمات در اختیار شما قرار دارد.
در این قسمت می‌توانید تنظیمات مختلف مربوط به مدیریت تعاملات را انجام دهید، از جمله:
مدیریت مراحل کانبان
می‌توانید مشخص کنید کدام مراحل کانبان نمایش داده شوند و کدام مراحل غیرفعال باشند.
همچنین امکان تغییر عنوان مراحل کانبان وجود دارد تا فرایند فروش با ساختار و اصطلاحات مورد استفاده در کسب‌وکار شما هماهنگ باشد.
مدیریت برچسب‌ها
در بخش برچسب‌ها می‌توانید برچسب‌های موردنیاز خود را ایجاد و مدیریت کنید تا هنگام ثبت یا ویرایش مخاطبان، انتخاب و دسته‌بندی آن‌ها ساده‌تر باشد.
مدیریت منابع جذب
منابع جذب مختلف را نیز می‌توانید از بخش تنظیمات تعریف و مدیریت کنید. این موارد هنگام ثبت فرصت فروش قابل انتخاب هستند و به شما کمک می‌کنند منبع ورود مخاطبان را بهتر دسته‌بندی و بررسی کنید.
سایر تنظیمات مرتبط با فرایند فروش و تعاملات نیز از همین بخش قابل مدیریت و شخصی‌سازی هستند.